Vũ Phương Liên
Ban Văn thư, Lưu trữ, Văn phòng Học viện Chính trị
Tóm tắt
Chuyển đổi số trong hoạt động văn thư, lưu trữ là xu thế tất yếu nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều hành và hiện đại hóa nền hành chính quân sự. Những năm qua, Học viện Chính trị đã tích cực triển khai nhiều nội dung chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ như: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, số hóa hồ sơ, sử dụng chữ ký số, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử… Qua thực tiễn triển khai đã đạt được nhiều kết quả tích cực, song vẫn còn những khó khăn, hạn chế cần tiếp tục tháo gỡ. Bài viết phân tích thực trạng chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Học viện Chính trị; rút ra một số kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác này trong thời gian tới.
Từ khóa: Chuyển đổi số; văn thư, lưu trữ; hồ sơ điện tử; Học viện Chính trị.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh cuộc chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cũng đứng trước yêu cầu đổi mới toàn diện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành hiện đại, nhanh chóng, chính xác và an toàn. Đối với các học viện, nhà trường quân đội nói chung và Học viện Chính trị nói riêng, chuyển đổi số trong hoạt động văn thư, lưu trữ không chỉ là yêu cầu khách quan mà còn là giải pháp quan trọng góp phần nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ huy, quản lý giáo dục – đào tạo, nghiên cứu khoa học và xây dựng chính quy.
Thực tiễn cho thấy, khối lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện ngày càng lớn, đa dạng về loại hình và yêu cầu xử lý ngày càng cao. Nếu tiếp tục duy trì phương thức quản lý thủ công truyền thống sẽ dẫn đến nhiều bất cập như: mất nhiều thời gian xử lý, khó khăn trong tra cứu, nguy cơ thất lạc tài liệu, hạn chế khả năng chia sẻ thông tin và khó đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại. Vì vậy, đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
2. Chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở học viện chính trị - thực trạng và những vấn đề đặt ra
Những năm gần đây, quán triệt chủ trương của Đảng, Nhà nước, Quân ủy Trung ương và Bộ Quốc phòng về đẩy mạnh chuyển đổi số, Học viện Chính trị đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo triển khai nhiều nội dung chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ và bước đầu đạt được những kết quả tích cực.
Trước hết, Học viện đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành công việc thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp. Việc tiếp nhận, đăng ký, phân luồng, xử lý và phát hành văn bản từng bước được thực hiện trên môi trường số, góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm áp lực hành chính và nâng cao tính khoa học trong quản lý. Nếu như trước đây, một văn bản phải qua nhiều khâu trung gian, mất nhiều thời gian chuyển giao trực tiếp thì hiện nay, văn bản điện tử có thể được xử lý gần như tức thời giữa các cơ quan, đơn vị trong Học viện.
Cùng với đó, việc sử dụng chữ ký số đã góp phần nâng cao tính pháp lý, tính bảo mật và hiệu quả xử lý văn bản điện tử. Đây là bước chuyển quan trọng từ môi trường làm việc truyền thống sang môi trường làm việc số, tạo nền tảng hình thành “văn phòng điện tử” trong Học viện.
Một nội dung quan trọng khác là công tác số hóa tài liệu lưu trữ được quan tâm triển khai. Nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị phục vụ nghiên cứu, quản lý và đào tạo đã được quét, lập dữ liệu điện tử và đưa vào quản lý tập trung. Việc này không chỉ góp phần bảo quản tài liệu gốc tốt hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, tra cứu tài liệu.
Ví dụ, đối với các hồ sơ đào tạo, hồ sơ cán bộ, tài liệu nghiên cứu khoa học hoặc các văn bản chỉ đạo điều hành qua nhiều năm, nếu quản lý theo phương thức truyền thống sẽ mất nhiều thời gian tra cứu, thậm chí khó tìm kiếm khi số lượng tài liệu lớn. Tuy nhiên, khi được số hóa và tích hợp dữ liệu, cán bộ chuyên môn có thể tra cứu nhanh chóng theo từ khóa, thời gian hoặc lĩnh vực công tác, qua đó nâng cao hiệu quả phục vụ nhiệm vụ.
Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đạt được, quá trình chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Học viện vẫn còn một số hạn chế nhất định.
Một là, nhận thức của một bộ phận cán bộ, nhân viên về vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ chưa thật đầy đủ. Một số người vẫn còn tâm lý ngại thay đổi phương thức làm việc truyền thống, chưa chủ động cập nhật kỹ năng số hoặc chưa khai thác hiệu quả các nền tảng công nghệ được trang bị.
Hai là, hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống dữ liệu số ở một số thời điểm chưa đồng bộ. Việc liên thông dữ liệu, chia sẻ tài liệu điện tử giữa các cơ quan, đơn vị đôi khi còn hạn chế; dung lượng lưu trữ, tốc độ xử lý dữ liệu lớn chưa thật sự đáp ứng yêu cầu phát triển lâu dài.
Ba là, nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ số còn gặp khó khăn về năng lực chuyên môn công nghệ. Trong khi công tác văn thư, lưu trữ truyền thống chủ yếu yêu cầu nghiệp vụ hành chính thì môi trường số đòi hỏi cán bộ phải có kiến thức tổng hợp về quản trị dữ liệu, bảo mật thông tin, kỹ năng khai thác phần mềm và xử lý tài liệu điện tử.
Bốn là, vấn đề bảo mật, an toàn thông tin đặt ra yêu cầu ngày càng cao. Đặc thù môi trường quân sự đòi hỏi tài liệu, dữ liệu phải được quản lý chặt chẽ, bảo đảm bí mật quân sự và an ninh mạng. Vì vậy, quá trình chuyển đổi số nếu không được triển khai đồng bộ, khoa học sẽ tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn dữ liệu.
3. Một số kinh nghiệm rút ra
Từ thực tiễn triển khai chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Học viện Chính trị, có thể rút ra một số kinh nghiệm chủ yếu sau:
Một là, phải tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo thống nhất của cấp ủy, chỉ huy các cấp
Thực tiễn cho thấy, chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin đơn thuần mà là quá trình đổi mới tổng thể phương thức lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, nếu thiếu sự lãnh đạo thống nhất, thiếu quyết tâm chính trị hoặc triển khai thiếu đồng bộ thì rất dễ dẫn đến tình trạng “số hóa hình thức”, đầu tư dàn trải nhưng hiệu quả thấp.
Ở Học viện Chính trị, những cơ quan, đơn vị mà cấp ủy, chỉ huy quan tâm lãnh đạo sâu sát, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thì việc xử lý văn bản điện tử, lập hồ sơ số và sử dụng phần mềm quản lý đều đi vào nền nếp, hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt. Ngược lại, ở một số bộ phận còn biểu hiện tâm lý “ngại thay đổi”, chưa quyết liệt trong tổ chức thực hiện thì tiến độ chuyển đổi số còn chậm, chất lượng khai thác hệ thống chưa cao.
Điều đó cho thấy, chuyển đổi số chỉ thực sự hiệu quả khi được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính quân sự; đồng thời phải gắn trách nhiệm cụ thể của cấp ủy, chỉ huy với kết quả triển khai ở từng cơ quan, đơn vị.
Hai là, lấy con người làm trung tâm của quá trình chuyển đổi số
Công nghệ dù hiện đại đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu đội ngũ cán bộ thiếu kiến thức, kỹ năng và tâm thế thích ứng với môi trường số. Đây là bài học có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ – lĩnh vực vốn gắn với thói quen làm việc truyền thống, nhiều quy trình thủ công kéo dài qua nhiều năm.
Thực tiễn triển khai cho thấy, một số cán bộ ban đầu còn gặp khó khăn trong sử dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử hoặc quản trị dữ liệu số; thậm chí có tâm lý e ngại trước các phần mềm mới. Tuy nhiên, sau quá trình được tập huấn, hướng dẫn trực tiếp và thường xuyên thực hành trên hệ thống, khả năng thích ứng và hiệu quả xử lý công việc đã được nâng lên rõ rệt.
Kinh nghiệm rút ra là phải coi trọng yếu tố con người, trong đó cần kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo kỹ năng số với xây dựng tinh thần chủ động đổi mới, khắc phục tâm lý ngại khó, ngại thay đổi. Đồng thời, cần phát huy vai trò của đội ngũ cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin và văn thư, lưu trữ như lực lượng nòng cốt hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong quá trình chuyển đổi số.
Ba là, phải bảo đảm tính đồng bộ giữa hạ tầng công nghệ và quy trình nghiệp vụ
Một trong những hạn chế thường gặp trong chuyển đổi số là đầu tư trang thiết bị, phần mềm khá hiện đại nhưng quy trình xử lý công việc vẫn mang nặng phương thức thủ công truyền thống. Điều này dẫn đến tình trạng làm việc “song song hai hệ”, vừa xử lý điện tử vừa in giấy tờ lưu thủ công, gây lãng phí thời gian và giảm hiệu quả vận hành.
Do đó, kinh nghiệm đặt ra là quá trình chuyển đổi số phải được triển khai đồng bộ từ hạ tầng kỹ thuật, phần mềm quản lý đến quy trình nghiệp vụ và phương thức điều hành công việc. Trong đó, việc chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản điện tử, thống nhất cơ sở dữ liệu và tăng cường liên thông giữa các cơ quan, đơn vị có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Ví dụ, nếu hệ thống phần mềm quản lý văn bản được kết nối thống nhất với hệ thống hồ sơ lưu trữ điện tử thì văn bản sau khi xử lý xong có thể tự động cập nhật vào kho dữ liệu lưu trữ, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc trùng lặp dữ liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả khai thác thông tin.
Bốn là, đặc biệt coi trọng yếu tố an toàn, bảo mật thông tin
Đối với môi trường quân sự, dữ liệu, tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị quản lý mà còn liên quan trực tiếp đến bí mật quân sự, bí mật nhà nước. Vì vậy, chuyển đổi số càng phát triển thì yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin càng phải được đặt lên hàng đầu.
Thực tiễn hiện nay cho thấy, nguy cơ mất an toàn dữ liệu, lộ lọt thông tin hoặc tấn công mạng ngày càng phức tạp. Nếu quá trình số hóa và quản trị dữ liệu thiếu quy trình bảo mật chặt chẽ sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng.
Do đó, kinh nghiệm quan trọng là phải kết hợp chặt chẽ giữa đẩy mạnh ứng dụng công nghệ với tăng cường các giải pháp bảo mật hệ thống; thực hiện nghiêm quy định phân quyền khai thác dữ liệu; thường xuyên kiểm tra an ninh mạng và nâng cao ý thức bảo mật cho cán bộ, nhân viên trong quá trình sử dụng hệ thống số.
4. Một số đề xuất, kiến nghị
Để tiếp tục nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Học viện Chính trị thời gian tới, cần tập trung thực hiện tốt một số nội dung sau:
Một là, tiếp tục nâng cao nhận thức về vai trò của chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ
Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục để cán bộ, nhân viên nhận thức đầy đủ rằng chuyển đổi số không phải là nhiệm vụ riêng của cơ quan công nghệ thông tin mà là trách nhiệm chung của mọi cơ quan, đơn vị và cá nhân trong Học viện.
Hai là, đầu tư đồng bộ hạ tầng kỹ thuật và cơ sở dữ liệu số
Học viện cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản, mở rộng dung lượng lưu trữ dữ liệu, xây dựng kho lưu trữ điện tử tập trung và từng bước hình thành cơ sở dữ liệu số thống nhất phục vụ quản lý, điều hành.
Ba là, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ
Cần thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng về kỹ năng số, quản trị dữ liệu, an toàn thông tin và nghiệp vụ lưu trữ điện tử cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên trách; đồng thời khuyến khích tinh thần tự học, tự nghiên cứu, thích ứng với môi trường làm việc số.
Bốn là, hoàn thiện hệ thống quy chế, quy trình quản lý tài liệu điện tử
Cần xây dựng và bổ sung các quy định cụ thể về tạo lập, quản lý, lưu trữ, khai thác và tiêu hủy hồ sơ điện tử; xác định rõ trách nhiệm của từng cơ quan, cá nhân trong quản lý dữ liệu số nhằm bảo đảm tính pháp lý, tính thống nhất và an toàn thông tin.
Năm là, tăng cường kiểm tra, sơ kết, tổng kết thực tiễn
Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá định kỳ sẽ kịp thời phát hiện những hạn chế, bất cập trong quá trình triển khai để có giải pháp điều chỉnh phù hợp; đồng thời nhân rộng những mô hình, cách làm hiệu quả trong chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ.
5. Kết luận
Chuyển đổi số trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Học viện Chính trị là yêu cầu khách quan, phù hợp xu thế phát triển của nền hành chính hiện đại và nhiệm vụ xây dựng quân đội trong tình hình mới. Thực tiễn triển khai thời gian qua đã đạt được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, điều hành và hiệu quả công tác của Học viện. Tuy nhiên, quá trình này vẫn còn không ít khó khăn, thách thức đòi hỏi phải tiếp tục đổi mới tư duy, hoàn thiện cơ chế, đầu tư hạ tầng và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Thực hiện đồng bộ các giải pháp nêu trên sẽ góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động văn thư, lưu trữ phát triển ngày càng hiệu quả, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ xây dựng Học viện Chính trị trong giai đoạn mới.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2021), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, Nxb Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội.
- Bộ Quốc phòng (2022), Kế hoạch chuyển đổi số trong Bộ Quốc phòng giai đoạn 2022–2025, định hướng đến năm 2030.
- Chính phủ (2020), Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
- Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2011), Luật Lưu trữ, Hà Nội.
- Bộ Nội vụ (2019), Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
DIGITAL TRANSFORMATION IN OPERATIONAL ACTIVITIES DOCUMENTATION AND ARCHIVING AT THE POLITICAL ACADEM EXPERIENCE AND PROPOSALS/RECOMMENDATIONS
Suma mary: Digital transformation in document management and archiving is an inevitable trend aimed at improving the effectiveness and efficiency of management and administration, and modernizing the military administration. Over the years, the Political Academy has actively implemented many digital transformation initiatives in document management and archiving, such as: applying document management software, digitizing files, using digital signatures, and building an electronic archiving database. While many positive results have been achieved in practice, some difficulties and limitations remain that need to be addressed. This article analyzes the current state of digital transformation in document management and archiving at the Political Academy; draws some lessons learned; and proposes solutions and recommendations to improve the quality and effectiveness of this work in the future.
Key words: Digital transformation; document management and archiving; electronic records; Political Academy.
